Definición, usos y trabajo de la contabilidad manual
Antes del advenimiento de la revolución digital, la mayoría de las actividades relacionadas con los negocios, principalmente la contabilidad financiera, solían realizarse a mano con lápiz, lápiz y papel.
Incluso hoy, esta metodología tradicional llamada contabilidad manual es frecuente entre las entidades comerciales y las empresas.
Este tipo de sistema de contabilidad implica mantener registros de transacciones en forma de libros y revistas que luego se convierten manualmente en un conjunto de informes financieros.
Es importante tener en cuenta que no hay diferencia entre las ideas detrás de la contabilidad computarizada y la contabilidad manual. La única diferencia es el medio utilizado para registrar y contabilizar transacciones.
¿Quién usa los sistemas de contabilidad manual?
Cualquier empresa u organización requiere un sistema de contabilidad eficiente para recopilar, almacenar y mantener su información financiera.
En el mundo digital actual, las empresas tienen la opción de utilizar sistemas contables manuales o informatizados o de ambos tipos.
Sin embargo, cuando se trata de pequeñas o nuevas empresas, el sistema de contabilidad manual se ve más favorecido. Es porque:
- Las transacciones diarias de pequeñas y nuevas empresas no son tan vastas.
- El sistema de contabilidad manual es mucho más fácil de usar que el software de contabilidad complejo.
¿Cómo funciona la Contabilidad Manual?
La contabilidad manual implica principalmente el uso de las siguientes herramientas físicas para registrar y mantener los detalles más mínimos de la información financiera de una empresa.
Almohadillas de papel y libros
En ausencia de hojas de cálculo y software como modo principal de mantener registros financieros, almohadillas de papel y libros con filas y columnas son utilizados por los contadores.
En general, hay cuatro o más de cuatro columnas impresas, cada una de las cuales está separada por dos líneas consecutivas que corren por la hoja.
La primera columna a la izquierda del documento se asigna para escribir fechas. Por lo tanto, la cantidad de espacio restante para esta columna es estrecha.
En contraste con eso, la segunda columna se emplea para anotar descripciones. En consecuencia, el contador proporciona la mayor cantidad de espacio para esta columna.
Los montos de transacción y otros detalles relacionados como ventas e inventario y similares se anotan en las columnas restantes.
Las almohadillas de papel a menudo se imprimen en stock blanco o verde claro con una sala para anotar cada dígito para que no surjan problemas relacionados con la escritura a mano.
Revistas y libros de contabilidad
Estos se utilizan para anotar el funcionamiento y los documentos financieros finales.
Las revistas y libros contables brindan apoyo al proceso de contabilidad manual al ayudar al contador a mantener registros separados para diferentes tipos de transacciones.
Por ejemplo, se puede asignar un conjunto de revistas para las ventas contables en efectivo. En contraste, otro grupo puede registrar la nómina.
Una vez que se calculan las transacciones de estas cuentas separadas, los resultados se combinan en una entrada de diario en el libro mayor de la entidad comercial.
Ventajas de la contabilidad manual
Aunque es un antiguo sistema de contabilidad, su relevancia en el mundo contemporáneo no se ha vuelto completamente superflua.
- Más barato: es mucho más económico que instalar sistemas y software computarizados.
- Menos gastos en empleados: como el sistema de contabilidad manual no requiere personal con conocimiento especializado en computadoras y software, las empresas tienen que gastar menos en contadores.
- Menos complicado: no todas las personas se sienten a gusto con las computadoras o el software. En cambio, un lápiz y papel los hacen más eficientes cuando se trata de contabilidad.
- No depende de la electricidad: a diferencia de la contabilidad computarizada, la contabilidad manual se puede hacer incluso cuando no hay electricidad.
- Sin duplicación o corrupción de datos: a diferencia de la contabilidad computarizada, no existe riesgo de duplicación o corrupción de datos.
- Detección de posibles errores: el sistema de contabilidad manual implica una contabilidad de doble entrada que ingresa créditos y débitos en dos cuentas diferentes. Este método proporciona una forma natural de detectar errores a medida que los débitos y créditos ingresados se comparan en un saldo de prueba. Durante el saldo de prueba, si se encuentra que los débitos no coinciden con los créditos, se detecta un error.
Desventajas de la contabilidad manual
A pesar de sus diversas ventajas, no se puede negar que la contabilidad manual tiene algunas limitaciones significativas.
- Trabajo intensivo: la contabilidad manual es una tarea cuesta arriba y requiere mucha paciencia, tiempo y conocimiento contable apropiado. Por lo tanto, la contratación de contadores financieros es necesaria para este método contable.
- Consumo de tiempo: a diferencia de la contabilidad computarizada, la contabilidad manual es un proceso lento y lento.
- Potencial de error humano: no se pueden descartar las posibilidades de posible error humano en la entrada de datos cuando se trata de la contabilidad manual.
- Pérdida de copias impresas: los desastres no dan una advertencia antes de llegar. Los documentos físicos como libros de contabilidad y revistas son propensos al robo, la pérdida, el fuego, el agua y similares. Producir y almacenar duplicados es de hecho un trabajo tedioso.