Diferencia entre contabilidad manual y informatizada

: 24 de junio de 2022

Contabilidad manual vs informatizada

La principal diferencia entre Contabilidad manual e informatizada es que la contabilidad manual es donde todas las transacciones financieras se mantienen en un registro o en un libro de contabilidad y en contabilidad computarizada todas las transacciones financieras se registran en software contable.

La contabilidad manual es lenta, por otro lado, la contabilidad computarizada es relativamente más rápida. El error de cálculo puede ocurrir en la contabilidad manual pero no en la contabilidad computarizada.

Tabla de comparación entre contabilidad manual y informatizada

Parámetro de comparación Contabilidad manual Contabilidad computarizada Definición Utiliza libros y registros físicos para registrar datos financieros. Utiliza una computadora con software financiero para recopilar datos financieros electrónicamente. Documentación La documentación se puede obtener a través del libro de entrada original Una base de datos personalizada es utilizado para registrar el contenido de datos. Cálculo Uno realiza todos los cálculos a mano. El sistema informático realiza los cálculos después de que uno lo alimenta con los datos. Precisión Propenso a errores El software confirma las transacciones que hacen que sea poco probable que registre un Error Estados financieros Los contadores lo desarrollan al final de cada año fiscal o trimestre. Siempre está listo. Saldo del juicio Se prepara cuando es necesario Proporciona un saldo de prueba todos los días Velocidad lenta Relacionadamente más rápido Copia de seguridad Es difícil hacer una copia de seguridad de los datos Puede guardar entradas de transacciones y respaldarlas fácilmente.

¿Qué es la contabilidad manual?

Antes de la introducción del sistema financiero computarizado, los contadores ejecutaron todos los procesos contables a mano utilizando sistemas contables basados en papel – como comprobantes, revistas y libros de cuentas para almacenar y analizar transacciones financieras. Algunas organizaciones pequeñas y empresas todavía usan este método.

Un sistema manual es más rentable – efectivo porque no es necesario comprar computadoras y software o capacitar a los empleados .

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Un sistema manual también puede ser más seguro porque no es necesario usar Internet para transferir datos al IRS o contadores. El sistema de contabilidad manual no tiene inconvenientes ya que puede funcionar incluso cuando no hay electricidad, a diferencia de la configuración del sistema informático.

Sin embargo, los errores humanos como la transposición de figuras, omitiendo una transacción, etc., pueden ocurrir mientras se usa el sistema de contabilidad manual.

En la contabilidad manual, necesita una estrategia para corregir errores de manera eficiente. Puede usar una cinta de calculadora en cada página del libro mayor y el diario para asegurarse de que los totales sean correctos.

¿Qué es la contabilidad computarizada?

Un sistema de contabilidad computarizado comprende sistemas informáticos y software.

El software está diseñado para rastrear las transacciones contables de la compañía, con la intención de producir informes financieros mensuales, información de la declaración de impuestos, estados financieros anuales, y otras configuraciones de informes financieros que analizan la eficiencia, la rentabilidad y las operaciones de una empresa.

Los dos elementos esenciales principales incluyen:

  1. Procedimiento operativo: Un método adecuado para operar el sistema para almacenar y procesar los datos.
  2. Marco contable: consiste en agrupar la estructura y los principios para el mantenimiento de registros.

Las empresas con software de contabilidad computarizado pueden personalizar el software para acomodar entidades comerciales en diferentes áreas, monedas múltiples y sus sucursales que venden varios productos.

Los beneficios de la contabilidad computarizada incluyen errores mínimos, mejor eficiencia, menores gastos operativos y trabajo de mejor calidad.

Diferencias principales entre contabilidad manual y contabilidad informatizada

Velocidad

Los sistemas de contabilidad computarizados son mucho más rápidos que los sistemas de contabilidad manual. El tiempo requerido para ingresar datos puede ser casi el mismo para ambos sistemas. Sin embargo, un sistema computarizado ayuda a los usuarios a contar los resultados.

Las computadoras generan informes rápidamente, y puede cambiar los parámetros simplemente haciendo clic y seleccionando opciones en lugar de agregar columnas enteras de números. Los sistemas computarizados son susceptibles a fallas y errores que pueden ralentizarlo.

Aunque los sistemas manuales generan datos más lentamente, puede predecir fácilmente cuánto tiempo llevará realizar diferentes funciones cuando se utiliza un sistema manual.

Fiabilidad

Para acceder a los datos en sistemas computarizados, el hardware de la computadora debe ser confiable. Si el sistema se congela o falla, es posible que acceder a los registros sea imposible.

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Puede mitigar este riesgo actualizando su software y manteniendo bien sus computadoras. Sin embargo, nunca se sabe cuándo su sistema puede volver a funcionar.

La contabilidad manual se lleva a cabo en libros contables que siempre están disponibles para ver y usar. Sin embargo, es posible dañar o extraviar registros físicos. Puede fotocopiar registros manuales para hacer una copia de seguridad de los datos, pero el procedimiento de copia de seguridad de archivos digitales es mucho más fácil.

Simplicidad

Los propietarios o contadores comerciales hacen todos los cálculos en un sistema de contabilidad manual. Agregan y restan las transacciones manualmente. Sin embargo, en la contabilidad computarizada, el software realiza los cálculos automáticamente.

  1. En contabilidad manual, identifica transacciones anualmente. Los sistemas de contabilidad computarizados identifican las transacciones automáticamente.
  2. En el sistema de contabilidad manual, uno necesita registrar los saldos de las cuentas manualmente en el libro mayor; así, el saldo de prueba se prepara manualmente. Un sistema de contabilidad computarizado produce el saldo de prueba automáticamente.
  3. En la contabilidad manual, prepara un saldo de prueba cuando sea necesario, pero en la contabilidad computarizada, el saldo de prueba está disponible a pedido.

Preguntas frecuentes ( Preguntas frecuentes ) Acerca de la contabilidad manual y la contabilidad informatizada

¿Por qué un sistema computarizado es mejor que un manual?

Un sistema computarizado es mejor en comparación con el sistema manual por la siguiente razón:
Velocidad: La diferencia principal entre las manos – en y los sistemas electrónicos es la velocidad. El programa de software de auditoría no solo refina la información, sino que también crea informes mucho más rápido que las manos – en los sistemas, sino que también permite la entrada de datos mucho más rápida.
Precisión: La contabilidad manual estándar es agotadora. Los sistemas de contabilidad computarizados permiten a los profesionales de contabilidad procesar más información que en el pasado creando registros financieros precisos.
Automatización: La contabilidad manual es más agotadora en comparación con la contabilidad digital. Debe incluir columnas con precisión, doble – verifique su trabajo y literalmente escriba en números.
Asimilación de la contabilidad con otros procesos de la empresa: La contabilidad está interrelacionada con otros procesos organizativos, como compras, ventas, banca, impuestos, etc. En la contabilidad electrónica, se necesita ingresar datos solo una vez, y todos los procesos incorporados son los necesarios.
Cobertura: La auditoría digital permite un acceso rápido a los datos. Sí, el sistema computarizado es mejor que el sistema manual.

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¿Cuál es la diferencia entre archivos de computadora y archivos manuales?

En caso de una catástrofe física en el lugar de trabajo, el uso de software de gestión de papel significa que todos sus documentos pueden recuperarse a través de una actividad rutinaria de «restaurar desde atrás – arriba.
Los principales beneficios del monitoreo de documentos digitales son:
La administración electrónica de archivos libera a su equipo de la lista de archivos de papel a granel, así como las herramientas intuitivas agregadas ayudan a racionalizar los procedimientos de trabajo.
Robust declarando adaptabilidad , el mismo documento podría presentarse en varias referencias, por ejemplo, Número de documento, Nombre y Día, que no sería posible utilizando documentos en papel.
La integración de la declaración de otros datos electrónicos , así como los registros en papel, le permite obtener una estructura de declaración coherente y lógica para todos sus archivos.

¿Cuáles son las características de la contabilidad computarizada?

A continuación se presentan las características de la contabilidad computarizada:
Automatización
Precisión
Fiabilidad
Accesibilidad a la información
Escalable
Seguridad y protección
Más rápido
Visuales
Costo – efectivo

¿Cuáles son los tipos de software de contabilidad?

Basándose en el tipo de operaciones, los sistemas contables se dividen en cuatro categorías.
Aquí hay un breve resumen:
Sistemas de facturación y facturación
Sistemas de administración de nómina
Sistemas de planificación de recursos empresariales
Sistemas de monitoreo de tiempo y gastos

¿Cuáles son los componentes del sistema de contabilidad computarizado?

Los componentes estándar del sistema de contabilidad computarizado son:
Se evalúan las transacciones de la organización.
Las transacciones se registran.
Las entradas se publican en las cuentas del libro mayor
Se prepara un balance de prueba a partir de los equilibrios de cuentas.
Se revisan las cuentas y se realizan los cambios necesarios.
Las modificaciones se cargan en el libro mayor para preparar el equilibrio de prueba modificado.
El equilibrio de prueba reajustado se utiliza para preparar el informe anual, así como la cuenta de ingresos y pérdidas.
Los estados financieros se preparan a partir del último libro mayor reajustado y el equilibrio de las cuentas.

Síntesis

Tanto los sistemas manuales como los computarizados tienen sus méritos y deméritos. Sin embargo, los sistemas automatizados facilitan el trabajo, lo cual es bienvenido, especialmente para organizaciones grandes.

Es difícil supervisar las cuentas, utilizando el sistema de contabilidad manual porque el número de transacciones financieras se expande cada día. Se requiere más esfuerzo para actualizar cada transacción en las cuentas afectadas.

Los sistemas manuales son adecuados para pequeñas empresas y no funcionan de manera eficiente en empresas que tienen muchas transacciones financieras.

  1. https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3008043
  2. https://www.tandfonline.com/doi/abs/10.1080/09639289400000008

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