¿Qué es la contabilidad computarizada?

Definición de la contabilidad computarizada

La contabilidad informatizada es el método de la nueva era para recopilar, registrar y mantener la información financiera de una empresa o organización. Este sistema entró en el mundo de la contabilidad tras el advenimiento de las computadoras en la década de 1980.

Con su llegada, la informática y el mantenimiento de la información financiera se convirtieron en un juego de niños para las organizaciones y empresas.

No es de extrañar, ahora es el sistema predominante de contabilidad en la mayoría de las empresas y organizaciones.

Constituyentes de contabilidad informática

Un sistema de contabilidad computarizado consta de los siguientes tres componentes:

1. Hardware: se refiere a las partes que se pueden sentir o tocar, como monitores, impresoras, unidades de disco y las redes cableadas que las conectan.
2. Software: es un conjunto de instrucciones y programas en función de los cuales la computadora responde y opera.
3. Humanware: se refiere a un grupo seleccionado de personas que acceden y ejecutan el hardware y el software.

¿Cómo funciona la contabilidad computarizada?

La contabilidad computarizada implica la utilización de un conjunto de programas informáticos contables o software que rastrea, organiza y gestiona datos de transacciones y permite al usuario obtener acceso a los datos almacenados en la base de datos contable.

Cada sistema de contabilidad computarizado tiene dos requisitos fundamentales.

1. Marco contable: se compone de un conjunto de códigos, principios y estructura de agrupación de cuentas de mantenimiento.
2. Procedimiento operativo: implica un método bien definido de operaciones alineado con el entorno operativo de una organización para el procesamiento y almacenamiento efectivo de los datos de la transacción.

Como la contabilidad computarizada es una de las aplicaciones orientadas a la base de datos, requiere los siguientes implementos adicionales para mantener los registros financieros de una organización.

1. Interfaz frontal: es un enlace interactivo que permite al usuario comunicarse con la base de datos de fondo. Por ejemplo, el sistema de contabilidad puede tratar una transacción relacionada con la compra de productos a través de un recibo de compra que aparece en la pantalla del operador de entrada de datos. Cuando se ingresan los datos requeridos, se almacenan en la base de datos de fondo.
2. Base de datos de fondo: es donde se almacenan los datos ingresados. Permanece invisible para el usuario y responde de acuerdo con los comandos ingresados por ellos pero dentro del alcance de acceso del usuario.
3. Procesamiento de datos: es una serie de acciones tomadas para convertir los datos ingresados en información útil para tomar decisiones.
4. Sistema de informes: es un conjunto coordinado de objetos que forman el informe.

Los datos de transacción mantenidos por un sistema computarizado se utilizan para los siguientes propósitos.

1. Estados financieros mensuales generadores.
2. Presentación de declaraciones de impuestos.
3. Producción de estados financieros anuales.
4. Suministro de otra información financiera para verificar la rentabilidad, las operaciones y la eficiencia de la organización en cuestión.

Con el advenimiento del almacenamiento y los sistemas en la nube, el almacenamiento y la recuperación de cuentas financieras se han vuelto mucho más sencillos. Atrás quedaron los días en que los datos debían almacenarse en disquetes, CD-ROM y discos duros. Las organizaciones ahora están a solo unos clics de distancia para descargar sus copias de seguridad almacenadas en la nube.

Ventajas de la contabilidad computarizada

Hoy en día, la contabilidad informatizada se ha convertido en el método predominante de contabilidad en grandes organizaciones y corporaciones multinacionales, y eso ciertamente no es sin ninguna razón.

Las siguientes son algunas de las principales ventajas de la contabilidad computarizada:

1. Rápido: la contabilidad, en general, es un trabajo tedioso. Sin embargo, con el advenimiento del software de contabilidad, ya no se caracteriza por llevar mucho tiempo.
2. Preciso y confiable: la probabilidad de error de cálculo es menor en la contabilidad computarizada, a diferencia de la contabilidad manual, la mayor parte de los datos debe ingresarse solo una vez para acciones posteriores relacionadas con la contabilidad.
3. Asegurado: en comparación con las copias de contabilidad física como libros de contabilidad y revistas, la información relacionada con las transacciones sigue siendo más segura en las computadoras con las ventajas de recuperarlas en cualquier momento y en cualquier lugar.
4. Escalable: a diferencia de la contabilidad manual, la contabilidad computarizada puede manejar transacciones a gran escala. Lo único que se requiere son algunos operadores adicionales.
5. Permite la estandarización: la contabilidad computarizada genera datos precisos, claros y uniformes. Impide el caos y la monotonía de los trabajos recurrentes. Todos estos factores contribuyen a una estandarización del proceso contable.
6. Automatización: la razón principal por la cual la contabilidad computarizada se ha vuelto tan popular es que comprende un formato contable definido por el usuario que permite la generación automática de documentos financieros con solo unos pocos clics.

Desventajas de la contabilidad computarizada

A pesar de sus diversos beneficios, la contabilidad computarizada no está exenta de limitaciones. Sin embargo, tales limitaciones surgen principalmente del entorno operativo de este tipo de contabilidad.

Las siguientes son algunas desventajas significativas de la contabilidad computarizada.

1. Alto costo: la contabilidad computarizada requiere hardware sofisticado y software de contabilidad. Además de eso, requiere personal experto en tecnología. Todos estos factores aumentan sustancialmente el gasto general de la organización en cuestión.
2. Oposición del personal: cuando todo está automatizado, las organizaciones consideran prudente eliminar a los empleados despedidos. Este tipo de mentalidad genera miedo y angustia entre los empleados existentes que tienden a oponerse a tales pasos de automatización.
3. Falla del sistema: la probabilidad de un bloqueo del sistema debido a la corrupción del software o fallas de hardware es una de las limitaciones más destacadas de la contabilidad computarizada.
4. Infracciones de seguridad: no hay escasez de hackers en el mundo digital actual. Por lo tanto, una violación de la seguridad y la fuga de información se considera una limitación esencial de la contabilidad computarizada.
5. Competencia para verificar errores inesperados: las computadoras pueden anticipar y modificar solo aquellos errores que han sido definidos por el formato contable del usuario. No puede detectar errores aleatorios.