Diferencia entre orden de compra y factura

: febrero 3, 2022

Iniciar un negocio es un paso significativo, pero administrarlo y organizarlo con todos los procedimientos y actividades requiere mucho tiempo y esfuerzo. El registro de la compra, envío y entrega son las fases principales que deben seguirse de cerca al construir un negocio entre las personas. Aquí está la diferencia entre una orden de compra y una factura, dos de los procesos clave que ayudan a una corporación a monitorear y clasificar.

Factura de la orden de compra vs

La principal diferencia entre una orden de compra y una factura es que una orden de compra es cuando un comprador entrega un documento formal a un vendedor para regular y rastrear la compra proceso. Una factura, por otro lado, es cuando el vendedor proporciona una solicitud formal de pago al cliente una vez que se ha completado el pedido.

Cuando un vendedor acepta una orden de compra, se forma un contrato legalmente vinculante. Anteriormente, una orden de compra era un acuerdo formal para rastrear y controlar el proceso de compra establecido por un comprador a un vendedor. Una orden de compra especifica los artículos y servicios que un cliente desea comprar, así como las tarifas acordadas – upon.

Una factura es una lista que especifica la cantidad de dinero adeudado y menciona los bienes y servicios que se han entregado. Es un cargo formal enviado por el vendedor a su comprador una vez que se completa el pedido. Una factura contiene principalmente la fecha y el horario de pago, el monto total adeudado, la información del proveedor, los créditos disponibles y los descuentos.

Tabla de comparación entre orden de compra y factura

Parámetros de comparación Orden de compra <TAG1 comprador.Producir Cuando un comprador realiza un pedido, se produce un pedido de compra. Después de completar el pedido, se produce una factura. Propósito Una orden de compra permite el seguimiento de inventario simple. Ayuda a las facturas en la evaluación de gastos e impuestos. Causa Una orden de compra protege el inventario de la sobrepoblación. Los pagos en exceso y los pagos repetidos se evitan mediante el uso de una factura el pedido especifica los términos de una transacción. La factura especifica la confirmación de venta.

¿Qué es la orden de compra?

Una orden de compra es un marco detallado que especifica los servicios y bienes que el comprador tiene la intención de comprar a un proveedor. El comprador completa la orden de compra y se la envía al vendedor. Un formulario de orden de compra adecuado no deja oportunidad de interpretación porque especifica completamente lo que ambas partes necesitan saber sobre los artículos que se adquieren, incluidas las condiciones de pago.

Para comprender más a fondo, considere el administrador de la oficina de una empresa XYZ, que se asegura de que la empresa siempre tenga suficientes suministros de oficina. El administrador envía una orden de compra a su supervisor, y si el gerente lo aprueba, el administrador envía la documentación completa a un proveedor de suministros de oficina para comenzar el proceso de adquisición, así como al departamento de finanzas de la organización XYZ para dar cuenta de esta compra por adelantado.

Las órdenes de compra son un medio formal para que todas las partes involucradas en el proceso de adquisición definan el procedimiento. Como las intenciones de todos son claras, la orden de compra sirve como guía para aclarar cualquier falta de comunicación. Las órdenes de compra permiten a las empresas mantener un registro de sus gastos. Tener acceso a órdenes de compra aumenta el presupuesto de una empresa, ya que el departamento financiero puede organizarse por adelantado para futuras compras en lugar de quedar desprevenido mediante la entrega de una factura no anticipada.

¿Qué es la factura?

Una factura es un acuerdo por escrito que solicita el pago a cambio de productos o instalaciones. Para los profesionales solitarios, un chat con compras puede ser suficiente, ya que un proceso completo de adquisición puede no ser necesario para la facturación. Cuando un proveedor envía una factura, contiene el calendario y la fecha de pago, el monto total adeudado, el nombre y el precio de los bienes o servicios, cualquier descuento, y los datos de contacto del vendedor.

Para comprender mejor, considere que la compañía XYZ envía una orden de compra a un proveedor de suministros de oficina ( como se explica en el segmento anterior ). El departamento de finanzas de la compañía XYZ obtiene la factura y la paga en la fecha particular ya que ya tenían la orden de compra y programaron la llegada de la factura por adelantado. Confirman la factura con la orden de compra de origen y, en consecuencia, no han tenido problemas presupuestarios para borrar la transacción.

En la mayoría de las circunstancias, el vendedor no se pagaría a menos que se envíe primero una factura. El PO no es una solicitud de pago; más bien, notifica al proveedor lo que se requiere de ellos y, como resultado, lo que aparecerá en la factura.
Las facturas detallan el pago exacto y la causa del pago. Las empresas pueden rastrear y analizar gastos profesionalmente con el uso de estos datos. Una factura en sí no es un contrato legalmente exigible, pero cuando se combina con otros aspectos clave de un contrato, puede formar parte de un contrato legalmente exigible.
En el caso de una auditoría, las facturas sirven como evidencia de exactamente lo que pagó la compañía.

Diferencias principales entre la orden de compra y la factura

1. Una orden de compra es la confirmación del pedido del cliente al vendedor, mientras que una factura es el recordatorio de pago enviado por el proveedor al comprador.
2. Después de que un comprador realiza un pedido, se crea un pedido de compra, mientras que cuando se cumple el pedido, se crea una factura.
3. Una orden de compra simplifica el control de inventario, mientras que las facturas ayudan con el cálculo de gastos e impuestos.
4. Una orden de compra evita que los inventarios se sobreabastezcan, pero una factura evita los pagos en exceso y los pagos repetidos.
5. Una orden de compra describe los parámetros de una transacción, mientras que una factura confirma la venta.
6. Los pedidos de compra incluyen las necesidades del cliente, como las características del producto, la cantidad y el precio, así como otros requisitos de compra. Mientras que una factura contiene información sobre los productos vendidos, la cantidad y tasa autorizadas en la orden de compra, los ingresos, el número de orden de compra autorizado, etc.

Síntesis

El crecimiento y el éxito de una empresa están influenciados por una variedad de factores, como las interacciones con los clientes, los servicios, la organización, las adquisiciones, etc. Las órdenes de compra y las facturas son los documentos más cruciales en el procedimiento de adquisición de cualquier empresa. Con sus paralelos y variaciones, los roles de estos documentos son cruciales para comprender.

En este mercado cambiante y competitivo -, una empresa debe funcionar sin problemas mientras está enfocada y equilibrada.

Un sistema de adquisición eficiente y organizado que utiliza solicitudes de compra digital y automatiza el procesamiento de facturas puede ser beneficioso. Las órdenes de compra y las facturas se combinan en una sola secuencia utilizando formatos digitales, reduciendo el papeleo y las comunicaciones erróneas.

1. https://tfsweb.tamu.edu/uploadedFiles/TFSMain/Finance_and_Admin/Staff_Resources/Content/P700259.pdf
2. https://link.springer.com/chapter/10.1007/978-1-4842-6794-3_12

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